«Основным инструментом для нашей работы долгое время был Microsoft 365, — говорит Булат Давлетшин, руководитель проектов группы компаний ICL. — В марте 2022 года мы начали искать на рынке облачных платформ простое решение, которое быстро освоят 3 тысячи сотрудников. По итогам тестирования Яндекс 360 для бизнеса получил больше всего положительных оценок, а стоимость корпоративной подписки оказалась ниже аналогов в 10 раз». Как одна экосистема сервисов смогла в короткие сроки закрыть все актуальные информационные бизнес-потребности, от ведения деловой переписки до онлайн-конференций, — в нашем материале.
По словам руководителя проектов группы компаний ICL Булата Давлетшина, основным инструментом для работы долгое время была платформа Microsoft 365
Без виртуального офиса останавливается реальная работа
Крупный бизнес в России на 62% удовлетворен степенью цифровой трансформации в компаниях, средний — на 42%, мелкий — на 49%. Таковы данные опроса, проведенного Hawking Bros в 2023 году.
Удаленная работа, а вместе с ней онлайн-совещания, совместный доступ к документам в «облаке» и прочие атрибуты ставшего недавно популярным формата работы вошли в будни не только айтишников. К необходимости цифровизации бизнес приходит, когда ставит цели масштабирования и расширения, снижения издержек, привлечения высококвалифицированных сотрудников, которые готовы работать на индивидуальных условиях, без жесткой привязки к офису или вообще, находясь за тысячи километров от работодателя. На первом месте по востребованности у большинства организаций стоит виртуальный офис — его называют незаменимым инструментом коммуникации и организации рабочих процессов, в том числе при удаленных и гибридных формах занятости.
На российском рынке SaaS-решений представлен ряд продуктов от различных вендоров, которые помогают внедрять в работу организаций инструменты виртуального офиса. Например, Яндекс 360 для бизнеса более двух лет предлагает партнерам экосистему сервисов с широким набором возможностей для оптимизации бизнес-процессов. В экосистему входят Почта, Телемост, Диск, Календарь, Мессенджер, Заметки, Документы и Рассылки.
В одной из крупных российских ИТ-компаний, ГК ICL, рассказали об опыте внедрения платформы и дали продукту положительные оценки.
По словам руководителя проектов группы компаний ICL Булата Давлетшина, основным инструментом для работы долгое время была платформа Microsoft 365. На ее сервисах были завязаны бизнес-операции, внутренняя коммуникация, взаимодействие с клиентами — работали с Exchange, Teams и остальным набором инструментов в подписке. Когда в компании приняли решение сменить зарубежного вендора на отечественного, то искали простое решение, работу с которым быстро освоят 3 тыс. сотрудников в самых разных подразделениях, от службы кадров и секретариата до маркетинга и бухгалтерии. При этом важны были безопасность платформы и легкая интеграция с системами, уже надстроенными над Microsoft 365.
«В принятии решений мы использовали риск-ориентированный подход, чтобы заранее видеть и предупреждать возможные проблемы, — пояснил Давлетшин. — Команда Яндекс 360 для бизнеса дает качество и скорость коммуникации. Коллеги были открыты к диалогу, настроены на сотрудничество, предлагали новые решения под наши бизнес-задачи. Есть понятная „дорожная карта“ продукта, в которую оперативно вносились доработки, обнаруженные во время и после пилота».
Платформу безуспешно ломали тестировщики и безопасники
Перед тем как переводить все рабочие коммуникации в экосистему сервисов Яндекс 360 для бизнеса, в ICL запустили пилотный проект, чтобы понять возможности нового виртуального офиса.
Среди участников испытаний были разработчики, маркетологи, инженеры, менеджеры разного уровня, в том числе по продажам, специалисты по информационной безопасности, специалисты поддерживающих подразделений. Особенно старались «сломать» платформу тестировщики, для которых разработка Яндекса 360 для бизнеса была интересна еще и с профессиональной точки зрения.
Параллельно в ICL взяли на тесты близкий аналог продукта. При этом пользователи, тестирующие Яндекс 360 для бизнеса, не могли работать с платформой конкурента, и наоборот. Это помогло избежать сравнений «лучше — хуже».
«В компании, у которой много клиентов и сотрудников, даже маленькая ошибка может привести к потере репутации, — комментируют в ICL. — Поэтому мы пристально оценивали операционные риски, „под микроскопом“ рассматривали новости о сервисах. Команде Яндекса 360 для бизнеса задавали огромное количество вопросов о безопасности. Почти два месяца прорабатывали документацию — мы составили кастомный договор, хотя на старте это казалось невозможным».
Особое внимание уделили простоте использования: чек-лист состоял более чем из 100 пунктов. В нем были операции, которые сотрудники выполняют ежедневно: отправить письмо, добавить вложение, организовать конференцию с коллегами. Прописали малейшие детали. Например, удобно ли синхронизировать конференцию в календарях, можно ли поделиться записью встречи с участниками, насколько легко прикрепить файл к письму. Кто-то из сотрудников на время теста полностью переносил задачи в экосистему Яндекс 360 для бизнеса, другие выполняли по одному-двум кейсам.
Стоимость подписки оказалась ниже в 10 раз
По итогам тестирования сервисы Яндекс 360 для бизнеса получили больше положительных оценок. Среди сильных сторон сотрудники ICL отметили интуитивно понятный интерфейс и единую экосистему. Нет лишних точек контакта, дополнительных окошек в интерфейсе — просто авторизуешься через корпоративный аккаунт и работаешь в сервисах.
Организация «переезда» для компании из 3 тыс. человек потребовала полной занятости всего 4–5 сотрудников из собственного штата, остальное покрывала техническая поддержка вендора. Например, для переноса письма из старых ящиков не стали использовать API и переносить архив писем массово, чтобы минимизировать риск потери информации. Тем, у кого накопились архивы за 10–15 лет работы, порядка 30 тыс. писем, помог сборщик почты от Яндекса. Он автоматически отправлял письма из других ящиков на новую почту.
Булат Давлетшин особо подчеркнул кратную экономию средств на владение корпоративной платформой для коммуникаций — стоимость подписки оказалась ниже в 10 раз!
«В целом Яндекс 360 для бизнеса закрывает все наши актуальные бизнес-потребности, — сообщил он. — Теперь мы в ГК ICL помогаем нашим клиентам осуществлять переход на инструменты Яндекс 360 для бизнеса с их зарубежных платформ, сокращая им время на подготовку, оценку рисков и переход на отечественные инструменты».
Как сообщил коммерческий директор Яндекс 360 для бизнеса Александр Чеснавский, популярность сервисов, объединенных в единую цифровую экосистему, активно растет. За более чем два года количество клиентов виртуального офиса увеличилось в 10 раз и сегодня составляет более 100 тыс. организаций. Есть несколько тарифов — «Базовый», «Оптимальный» и «Расширенный», которые организации выбирают в зависимости от бизнес-потребностей и задач сотрудников. «Самым популярным сервисом экосистемы является Почта, — отметил Чеснавский. — На втором месте — Документы. Сервис позволяет пользоваться данными — текстами, таблицами, презентациями — совместно и сотрудникам, и партнерам. При этом все данные хранятся в „облаке“ на Диске. Таким образом, не придется переживать, что информация потеряется».
Как сообщил коммерческий директор Яндекс 360 для бизнеса Александр Чеснавский, популярность сервисов, объединенных в единую цифровую экосистему, активно растет
Платформа умеет многое и постоянно улучшается
Яндекс 360 для бизнеса — экосистема сервисов, которая постоянно совершенствуется с учетом обратной связи пользователей. Так, недавно разработчики добавили в Диск функцию аудит-лог. С помощью нее администраторы узнают, какие операции сотрудники совершали с файлами. Кроме того, администратор может ограничить доступ к Диску с помощью пароля или установить срок действия для ссылки-перехода.
Еще один сервис, входящий в экосистему, — Телемост. С помощью сервиса сотрудники проводят встречи и совещания внутри организации и с клиентами онлайн вне зависимости от географии и часовых поясов. После апгрейда связь и трансляция звука стали еще надежнее. Плюс сервис дает возможность контролировать, кто присоединяется к звонку или трансляции. Также организатор может управлять микрофонами и видео других участников, удалять пользователей и закрывать им доступ на 24 часа.
С помощью Календаря работники следят за расписанием встреч, чтобы ничего не пропустить, синхронизируются с коллегами и планируют совместные процессы.
Заметки, входящие в экосистему Яндекс 360 для бизнеса, помогают хранить рабочие задачи и идеи. Заметки автоматически синхронизируются на всех устройствах пользователя — соответственно, ими можно пользоваться из дома, офиса или во время командировки.
Мессенджер от Яндекс 360 для бизнеса позволяет максимально удобно работать с потоком сообщений. Для сотрудников доступны треды (тематические ветки обсуждений), опросы. Для быстрой навигации по диалогам можно использовать фильтры, а для выполнения рутинных задач — чат-бот, групповое общение легко организовать с помощью совместного звонка.
Для общения с клиентами пригодится и сервис Рассылки. Он позволяет оптимизировать отправку электронных писем о новостях и акциях компании и одновременно разослать сообщения всем клиентам.
