Глеб Архангельский: «В любой компании есть правила управления деньгами. Но не временем! Хотя время часто дороже денег»

ТЕОРЕТИЧЕСКИ ТАК ЖИТЬ МОЖНО, ПРАКТИЧЕСКИ — КРАЙНЕ НЕУДОБНО И НЕЭФФЕКТИВНО

Что такое повседневная работа руководителя? Один из самых известных и самых эффективных бизнес-тренеров Глеб Архангельский не без улыбки перечисляет:

- Все эти ежедневники, бумажки, бесконечные созвоны, чтобы назначить встречу, еще больше созвонов, чтобы перенести встречу, накладки и нестыковки в совещаниях… Теоретически так жить можно, практически — крайне неудобно и неэффективно.

Бизнес-тренер напоминает: «Нехватка времени – проблема, с которой сталкивается практически любой руководитель. При этом можно быть целеустремленным, организованным, эффективным, разумно планировать свое рабочее время... И тем не менее страдать из-за плохой организации времени коллег и подчиненных...»

Архангельский абсолютно уверен, что личная эффективность руководителя напрямую зависит от того, как выстроены процессы управления временем в его фирме. Однако в современных российских компаниях часто отсутствует единый подход к тайм-менеджменту. Кто-то из работников пользуется ежедневником, кто-то - Outlook. Один отвечает на электронные письма мгновенно, другой - через день-два-три, и приходится ему перезванивать, уточнять: а вы получили? Кто-то тщательно готовится к совещаниям, а кто-то пытается вникнуть в суть вопроса прямо по ходу дела, увы, тратя впустую время всех собравшихся...

- Нас не удивляет, что в любой компании есть общие правила управления деньгами, - говорит бизнес-тренер. - Потратив деньги в командировке, нужно сделать авансовый отчет. Это понятно, это очевидно, и форма отчета едина для всех. Но если мы говорим, что время – деньги, а часто и дороже денег, то такие же единые, понятные, соблюдаемые всеми правила должны быть в компании относительно времени.

ВЫРАБОТАТЬ ОБЩИЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ СО ВРЕМЕНЕМ В КОМАНДЕ

Итак, вы хотите эффективнее использовать свое время и время своих подчиненных - и выработать общие правила работы со временем в команде, общую культуру уважения к времени… С чего начать? Полезно начать, уверен бизнес-тренер, с формирования корпоративных стандартов, регулирующих основные аспекты тайм-менеджмента.

Подробно о них Глеб Архангельский расскажет татарстанским руководителям на семинаре. Но вот предварительно несколько весьма показательных примеров…

Архангельский предлагает: «Все руководители и сотрудники планируют свое время (встречи и крупные «бюджетируемые» задачи) исключительно в календарях Outlook (либо Lotus Notes, либо в другом аналогичном решении, используемом в компании). Приглашение на встречу осуществляется только через Outlook, без телефонных звонков и электронных писем.

Все записи в календарях, за исключением встреч, помеченных галочкой «частная», доступны коллегам в соответствии с корпоративной политикой, регулирующей, кто и чьи календари может видеть, редактировать, назначать встречи в них напрямую и т.п.

При ведении календарей используется единый стандарт внесения информации: цветовая разметка встреч, ключевые слова в названиях, использование вложений (повестка совещания, схема проезда на внешнюю встречу).

Зафиксированы правила и принципы планирования дня (сколько времени остается в качестве резервов, как выделяется время на «важное, но не срочное»...), принципы резервирования чужого времени (критерии приоритетности различных встреч, правила их переноса и т.п.)».

…Казалось бы, очень просто! Но такая система дает существенный прирост управляемости для руководителей и удобства работы для всех. Всегда видно, кто чем планирует заниматься и где находится. Собирая совещание, вы можете легко включить календари необходимых вам людей и выбрать наиболее удобное время…

А РУКОВОДИТЕЛЬ ПОЛЬЗУЕТСЯ ЛИШЬ ПЛОДАМИ РАБОТЫ СИСТЕМЫ

Или еще один пример - как решить важнейшую для любого руководителя задачу контроля… Архангельский рассказывает, как на встрече с членом правления одной из крупнейших российских энергетических корпораций он задал вопрос: каким образом его собеседник контролирует исполнение данных им поручений?

- Видите, на стенке листочки-распечатки из Word? Это протоколы заседаний правления. Желтым маркером выделено то, что касается моих департаментов, то есть фактически поручения правления мне… И пачка стикеров на моем столе. Правда, растет она быстрее, чем я ее контролирую, так что нижнюю часть пачки регулярно приходится спускать в шредер…

…Всего через три недели этому топ-менеджеру была настроена система контроля оперативных поручений на Outlook - и теперь она в любой момент предоставляет ему информацию в любом тематическом разрезе: выборка задач по подчиненному, проекту, заседанию коллегиального органа управления… Что самое приятное: внесением и обновлением поручений занимается секретарь, а руководитель пользуется лишь плодами работы системы.

А НЕ ЗАБЫЛ ЛИ ПЕТРОВ ОТПРАВИТЬ/СОГЛАСОВАТЬ/ПОДПИСАТЬ?!

- Стандарт управления задачами обязательно должен содержать раздел «Правила отчетности по поручениям», - напоминает Архангельский. Когда сотрудник имеет право отметить задачу, как выполненную? Какие промежуточные отчеты он должен фиксировать? Как запрашивать изменение срока?.. Все это и многое другое должно быть урегулировано стандартом.

Бизнес-тренер интересуется:

- Случалось ли вам просыпаться в воскресенье на даче с мыслью: «А не забыл ли Петров отправить/согласовать/подписать?!» Или, видя в коридоре Петрова, вспоминать, что он должен был что-то сделать «ко вчера»? Или, отпуская Петрова с совещания, мучительно думать: «Что-то я еще от тебя хотел?»

Архангельский предупреждает: одна из серьезнейших причин стресса, выгорания на работе, синдрома хронической усталости — перегруженность головы руководителя множеством вопросов, ощущение постоянной тревоги от того, что что-то может быть не выполнено или выполнено не в срок. Устранение этого постоянного стресса, которое достигается благодаря контролю поручений, очень трудно оценить в деньгах. Здоровье и удовольствие, получаемое от каждого момента жизни, бесценны.

НУЖНА КОМФОРТНАЯ ПОДДЕРЖКА РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ

В России, напоминает Архангельский, мало поставить задачу и ожидать ее исполнения в заданный срок. Чтобы задача была решена, нужно совершить множество дополнительных «телодвижений». Именно эти «телодвижения», эта рутина контроля может быть делегирована секретарю благодаря настроенной системе контроля поручений.

Стандарт, который Архангельский называет «Книгой секретариата», включает в себя несколько важных элементов и позволяет снять с руководителя множество забот. Взять, скажем, регламент обработки и хранения контактной информации. Контакты - один из самых дорогих и важных для бизнеса ресурсов! Поэтому очередная визитка, которую получил руководитель, должна попадать отнюдь не в визитницу, а в базу контактов Outlook. Причем не просто с формальными контактными данными (телефоны, эл. адрес…), а с содержательными: обстоятельства знакомства, тематическая категория (клиенты, чиновники, журналисты)…

Или, например, четко должна быть отлажена система реализации бытовых функций, комфортной поддержки работы руководителя. Скажем, что должно быть учтено при подготовке его поездки? Wi-Fi в гостинице, места в поезде не рядом с туалетом, авиарейсы из удобного аэропорта не в час пик…

- Именно эти сотни мелочей, каждая из которых сама по себе вроде бы непринципиальна, в совокупности создают комфорт в работе руководителя, - говорит Архангельский. - И учет всех этих мелочей должен быть возложен не на сознательность или профессионализм секретаря, а на простые и понятные письменные стандарты, а также настройки Outlook, облегчающие выполнение этих стандартов.

Ирина Волынец: «Философия тайм-менеджмента заключается не в том, чтобы работать как можно больше, а в том, чтобы все успевать и таким образом делать свою жизнь гармоничной»

ДАЕШЬ «ПРИНЦИП ТАБУРЕТКИ»!

Бизнес-тренер поясняет: «Когда мы помогаем компаниям внедрять корпоративный стандарт тайм-менеджмента, мы обязательно делаем три вещи: разрабатываем документ, воплощающий правильные техники работы; помогаем настроить IТ-систему так, чтобы она помогала работать правильно; обучаем правильной работе людей. Это «принцип табуретки»: большую или маленькую задачу вы решаете в корпоративном тайм-менеджменте, решение должно устойчиво стоять на трех ножках – стандарте, IТ-настройках и обучении».

Ирина Волынец - руководитель рекламной группы PResident:

Для достижения успеха руководителям организаций необходимо постоянно повышать эффективность — свою и своих подчиненных. Добиться этого можно как раз с помощью управления временем — тайм-менеджмента. Философия его заключается не в том, чтобы работать как можно больше, а в том, чтобы успешно справляться со всеми профессиональными и личными задачами, все успевать и таким образом делать свою жизнь гармоничной.

Казань давно ждала Архангельского. И по многочисленным просьбам руководителей государственных структур и бизнеса компания PResident 21 июня в «Гранд Отель Казань» проводит семинар «Тайм менеджмент для первых лиц».

По окончании семинара выдается именной сертификат.

Все участники семинара смогут на следующий день получить бесплатную консультацию по внедрению электронных систем контроля секретариата и делегирования полномочий нижестоящим подразделениям.

Программа семинара «Тайм-менеджмент для первых лиц»