Юлия Попова: «С 1 января 2021 года кадровый электронный документооборот (КЭДО) легализован для удаленных сотрудников по всей России» Юлия Попова: «С 1 января 2021 года кадровый электронный документооборот (КЭДО) легализован для удаленных сотрудников по всей России»

Завершение «пилота» хотят совместить с правками в Трудовой кодекс

С 1 января 2021 года кадровый электронный документооборот (КЭДО) легализован для удаленных сотрудников по всей России. Они могут обмениваться с работодателем электронными документами при обоюдном согласии. (Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ). Одновременно с этим продолжается эксперимент по переходу на кадровый ЭДО для остальных категорий сотрудников. Порядок проведения «пилота» установлен в федеральном законе от 24.04.2020 №122-ФЗ.

Позднее рабочая группа представит соответствующие поправки в трудовое законодательство. Группа состоит из экспертов «Сколково» и представителей организаций, уже перешедших на кадровый ЭДО. К числу первопроходцев относится и «Контур» — компания участвует во всех активностях проекта.

Организации – участники эксперимента, в которых работает без малого миллион сотрудников, вряд ли захотят возвращаться к бумажному документообороту. Это одна из причин, почему завершение «пилота» планируется совместить со вступлением в силу изменений в Трудовом кодексе. Менять налаженные процессы на короткий срок нецелесообразно.

Участие в «пилоте» было добровольным. Заявки от работодателей принимались до 1 декабря 2020 года. К эксперименту присоединилась 381 организация из всех регионов России. Наиболее активными оказались Центральный, Приволжский и Северо-Западный федеральные округа. Больше всего компаний из IT-сферы, есть представители крупного рtтейла, общие центры обслуживания. Меньше добывающих, логистических, строительных компаний и производств. Подробная статистика об участниках проекта представлена на инфографике.

Что перевели в «цифру»? Участники эксперимента сами определяли, какие документы перевести в «цифру». В большинстве случаев работодатели выбрали для этого документы по командировкам и отпускам: заявления, приказы, служебные задания, отчеты. Кроме того, активно применялись электронные уведомления о переходе на дистанционную работу из-за ограничительных мер.

Какие системы используются для документооборота? 21% участников используtт для обмена электронными документами портал Роструда «Работа в России». 43% предпочли разработать собственное решение. 15% купили готовую систему. Еще 21% выбрали сочетание государственного и коммерческого решений.

«В ходе эксперимента выявились определенные проблемы»

В ходе эксперимента выявились определенные проблемы. Одна из основных целей эксперимента — уточнить механизмы взаимодействия, определить зоны, которые необходимо проработать. Такой зоной оказалась организация электронных архивов.

Кадровые документы хранятся длительное время, вплоть до 50 лет. Возникают вопросы: как хранить документы, обеспечить их сохранность и юридическую значимость электронных подписей, ведь за полвека все сертификаты потеряют силу. Росархив знает о проблеме и работает над ней, но в полной мере эти вопросы пока не урегулированы и нормативной базы для столь долговременного хранения электронных документов нет (письмо от 3 декабря 2020 г. № 7/3216Ю). С этим согласны и в Минтруде.

Ожидания и прогнозы. Станут ли электронные кадровые документы законными для всех, будет ясно к завершению эксперимента. Выявившиеся пробелы в порядке обращения с электронными документами требуют доработки на законодательном уровне.

Специалисты Минтруда уверены, что нужны единые форматы кадровых электронных документов для перехода на КЭДО. Сотрудники «Сколково» придерживаются противоположной позиции: часть работодателей успешно применяют собственные форматы документов, и им придется тратить время и деньги на приведение действующей системы в соответствие общим правилам. Участники эксперимента согласны со сколковцами и надеются, что власти откажутся от идеи единого формата.

Рабочая группа продолжает обсуждать законопроект. До того, как он поступит в Госдуму, многое могут изменить. Сейчас законопроект устанавливает понятие электронного взаимодействия в сфере трудовых отношений, а также порядки перехода на кадровый ЭДО и использования электронных подписей.