Или несколько умных слов о том, как время влияет на эффективность работы организации.

Занимаясь управленческим консалтингом, а также выполняя работы по антикризисному консалтингу, специалисты нашей компании давно уже сделали для себя один (хотя, конечно, больше, чем один) вывод: стадо бизонов бежит со скоростью самого слабого бизона. Определить эффективность работы практически любой организации (как коммерческой, так и некоммерческой) можно по скорости прохождения информации в ней. Весьма часто обнаруживается, что «самый слабый бизон» в компании – это даже не сотрудник, а «традиционно исполняемая персоналом компании какая-либо функция». Если уж говорить конкретно, то речь идет о скорости принятия управленческих решений и реагирования на различные ситуации и задачи.

Рынок, как известно, конкурентен. Вы еще только думаете, а другие уже это делают. Вы только задумались о чем-то, а конкуренты уже оформляют на аналогичное изобретение патент. Ваша компания затянула с выводом на рынок нового продукта, а конкурентный продукт уже занял львиную долю рынка, став пионером в глазах потребителей. Суть понятна? В современных условиях скорость принятия решения играет роль не меньшую, а часто – большую, чем правильно разработанный и произведенный продукт по правильной цене в нужном месте. Время является столь же значительным ресурсом в работе любой компании, как и прочие факторы (финансовые, технологические, производственные, кадровые, маркетинговые и другие).

Приведем несколько примеров с целью проиллюстрировать то обстоятельство, что несознательно относясь к ВРЕМЕНИ, компании теряют ДИНАМИКУ, ВОЗМОЖНОСТИ и ДЕНЬГИ.

Пример 1.

Вводная информация.

Производственно-торговая компания. Имеются серьезные проблемы с уменьшающимся средним чеком клиентов, стабильный отток клиентов при крайне незначительном притоке новых клиентов.

«Слабые сигналы», выявленные нашими специалистами при проведении аудита организации:

  1. Рабочий день генерального директора начинается и заканчивается по времени хаотично (то есть как хочу, так и работаю);
  2. Аналогично рабочий режим поддерживают и некоторые ТОП-менеджеры;
  3. Совещания начинаются с задержкой в 15 – 40 минут ввиду ожидания то одних, то других;
  4. Принцип проведения совещаний – “что вспомню, то скажу»;
  5. Задачи ТОП-менеджментом персоналу ставятся «исторические», то есть без какой-либо (!) привязки ко времени и срокам;

Следствия «слабых сигналов»:

  1. Крайне низкая эффективность подавляющего числа сотрудников компании. Вяло-ленивый стиль работы присутствует буквально во всем: в общении с коллегами, в оформлении документов, при проведении переговоров, при совершении звонков, даже при перекурах;
  2. Менеджеры, руководители отделов, ТОП-менеджмент ответ на письма дает по принципу «будет нечего делать – отвечу»;
  3. Часто слышимые фразы типа «еще не сделал», «не успел», «это не мое», «а мне оно надо?», «забыл», «сделаю на неделе» и другие аналогичные по смыслу;
  4. Ошибки и «неспешность» при оформлении заказов на производство и заказов покупателей;
  5. Отсутствие какого-либо желания ездить на переговоры с потенциальными партнерами. Типичные фразы: «лучше давайте Вы к нам», «это очень далеко», «к сожалению, совершенно нет времени» и аналогичные;
  6. Отсутствие прямой заинтересованности в привлечении в компанию новых клиентов и вообще какого-либо развития.

Стоит ли удивляться наступлению в данной компании кризисной ситуации ?

 Пример 2.

Вводная информация.

Торговая сеть дорогой бижутерии. Со слов генерального директора, основная проблема сети – недостаточный оборот.

«Слабые сигналы», выявленные в результате проведенного аудита сети:

  1. Продавцы в торговых залах отслеживают изменение ассортимента и его достаточность с периодичностью раз в неделю. Специалист по закупкам, как и специалист, занимающийся товаро-учетной системой, данным вопросом не занимаются («не наше дело»);
  2. Полученные заказы магазинов комплектуются и оформляются в течение одного дня и после этого «стараются в течение двух дней» доставить подсортировку по магазинам. Как результат такой работы – отсутствие 100%-го ассортимента в каждый момент времени в каждом магазине;
  3. Компания, имея сайт в формате интернет-магазина, доставляет заказы покупателям не раньше, чем через 2 (!) дня не считая день заказа. И это несмотря на то, что офис компании и склад находятся в одном месте;
  4. Для проведения ежемесячной инвентаризации каждый магазин закрывается на целый (!) рабочий день. Тем самым сеть теряет столько рабочих дней (и потенциальной выручки), сколько имеет в сети магазинов;
  5. Обращения со стороны торгового персонала рассматриваются руководством компании «в течение недели».

Следствия «слабых сигналов»:

Можно сказать проще и короче: компания, вольно распоряжаясь временем, теряет деньги буквально на каждом шагу. К сожалению, ни у сотрудников компании, ни у ТОП-менеджмента отсутствует в сознании прямой взаимосвязи между временем и деньгами.

А как надо? Или несколько слов о том, что делать для того, чтобы было так как надо, а не так, как получается.

Перво-наперво необходимо довести до сознания и вбить в подсознание, что ВРЕМЯ – ДЕНЬГИ. Что время может как работать НА организацию, принося ей ожидаемые дивиденды и преимущества, так и может работать ПРОТИВ организации, когда она будет что-то безвозвратно терять или недополучать.

Второе, что необходимо сделать - создать регламенты реагирования сотрудников на различные задачи, поручения и ситуации: установите временные рамки, в которых каждый (!) сотрудник должен произвести необходимые действия в ответ на входящую задачу или поручение.

Третье, что необходимо сделать – создать систему контроля выполнения введенного регламента. Необходимо гласно и чувствительно наказывать нерадивых (как рядовой персонал, так и управленцев всех звеньев).

Если форма работы Вашей организации позволяет, то ощутимую помощь могут оказать различные программные решения для командной работы, тайм-менеджмента и прочие.

Успехов Вашему бизнесу!

И помните: время – деньги! Берегите время – и будут у Вас деньги.