Счет – это обязательный документ, согласно законодательству. На его основании финансовый отдел заказчика производит оплату по факту оказания услуг или за поставленный товар. Составить данный документ достаточно просто. Только здесь необходимо быть предельно внимательным, чтобы не пропустить важную информацию и не совершить ошибок.

Есть сервисы, где можно создать счет на оплату онлайн. Их преимущество в том, что процесс оформления не займет много времени: достаточно заполнить все графы и система автоматически выдаст документ установленного формата.

В ином случае необходимо следовать рекомендациям, описанным ниже.

Документ необходимо озаглавить словом «Счет», чтобы было понятно его назначение, желательно расположить его по центру. Затем стоит указать номер счета и реквизиты договора, согласно которого он выставляется. Необходимо обозначить получателя платежа или его исполнителя, а также указать поставщика. Также необходимо предоставить информацию о наименовании предприятия, юридическом адресе и детально записать банковские реквизиты. Последние данные лучше копировать, чтобы не совершить механической ошибки в процессе набора, что чревато серьезными последствиями. Аналогичные данные необходимо привести о плательщике или заказчике. При наличии электронной версии договора информацию также лучше скопировать.

Ниже необходимо вставить таблицу, где будет указан порядковый номер вида оказанных услуг или предоставленной единицы товара, единица их измерения, количество, стоимость за единицу и общая сумма к оплате. Если компания-исполнитель является плательщиком НДС, то также необходимо зафиксировать сумму с учетом налога, либо указать причины, по которым платеж не подлежит обложению налогом. Затем необходимо подбить окончательные итоги и под таблицей указать цифрами сумму «Всего к оплате».

Счет должен иметь визы руководителя предприятия и главного бухгалтера, в ситуации, когда обе должности консолидируются на одном человеке. Ему необходимо поставить две подписи. Визы должны быть подкреплены печатью организации.

Для ускорения процесса передачи счета к оплате его обычно отправляют по электронной почте или факсу, а позже высылают почтой или курьером оригиналы.

Будьте внимательными и бдительными при составлении счетов. Сведите к минимуму ручной труд.